Administration & Ops
Un back-office plus fluide, sans perdre le contrôle
Courrier, agendas, compta, RH, fournisseurs : on met en place un assistant IA pour les routines et on forme votre équipe à son usage.
Pas besoin d'être technique
Tri courrier & emails
AvantVous passez 1h chaque matin à trier vos emails et courriers entrants
Avec votre assistant IA superviséL'agent classe automatiquement par priorité, catégorie et destinataire — urgent en premier
AvantVous ratez des demandes importantes noyées dans les spams
Avec votre assistant IA superviséL'agent extrait les demandes actionnables et crée une tâche pour chacune dans votre outil
AvantVous répondez aux mêmes questions par email 10 fois par semaine
Avec votre assistant IA superviséL'agent rédige et envoie les réponses types (accusés de réception, infos standard, rappels)
Planification & agendas
AvantVous jonglez entre 5 agendas pour caler une réunion
Avec votre assistant IA superviséL'agent trouve le créneau optimal en croisant les disponibilités et envoie l'invitation
AvantVous oubliez des rendez-vous ou des deadlines importantes
Avec votre assistant IA superviséL'agent envoie des rappels à J-3, J-1 et H-1 avec les documents préparatoires
AvantVous perdez du temps à réorganiser les plannings après un imprévu
Avec votre assistant IA superviséL'agent recalcule les plannings en cascade et notifie les participants impactés
Pré-comptabilité
AvantVous saisissez les factures une par une dans le logiciel comptable
Avec votre assistant IA superviséL'agent scanne, extrait les données et pré-saisit chaque facture automatiquement
AvantVous cherchez les justificatifs de notes de frais pendant des heures
Avec votre assistant IA superviséL'agent collecte les justificatifs, les rapproche des dépenses et prépare le fichier mensuel
AvantVous préparez les éléments pour l'expert-comptable en dernière minute
Avec votre assistant IA superviséL'agent génère le dossier comptable mensuel complet 5 jours avant la date limite
Suivi RH
AvantVous gérez les congés et absences sur un fichier Excel partagé
Avec votre assistant IA superviséL'agent centralise les demandes, vérifie les soldes et envoie les validations automatiquement
AvantVous oubliez les dates de fin de période d'essai ou de renouvellement de contrat
Avec votre assistant IA superviséL'agent alerte 30 jours avant chaque échéance RH et prépare les documents nécessaires
AvantVous compilez les variables de paie manuellement chaque mois
Avec votre assistant IA superviséL'agent collecte heures, primes, absences et génère le fichier de paie prêt à transmettre
Gestion fournisseurs
AvantVous relancez les fournisseurs en retard un par un par téléphone
Avec votre assistant IA superviséL'agent envoie les relances automatiques à J+7, J+15, J+30 par email avec escalade
AvantVous comparez les devis fournisseurs manuellement dans un tableur
Avec votre assistant IA superviséL'agent compile les devis, compare les prix et met en évidence le meilleur rapport qualité-prix
AvantVous perdez la trace des commandes en cours et des livraisons
Avec votre assistant IA superviséL'agent suit chaque commande du bon de commande à la réception et alerte en cas de retard
Déjà en production
Un réseau de franchises utilise notre accompagnement pour gérer l'administratif de 12 points de vente. Résultat : 15h économisées par semaine par site, avec un cadre clair pour les validations sensibles.
15h
économisées / semaine
12
sites gérés
Gratuit, sans engagement. On vous montre ce qu'on peut déléguer sans perdre la visibilité ni la validation humaine.
Cas d'usage détaillés
Tri et routage de courrier intelligent
200+ emails par jour ? L'agent les trie en temps réel : factures vers la comptabilité, demandes clients vers le commercial, documents RH vers la direction. Les urgences sont signalées immédiatement, le reste est classé et traité dans l'ordre.
Gestion administrative RH simplifiée
Suivi des congés, gestion des notes de frais, préparation des éléments de paie, archivage des contrats. L'agent centralise toute l'administration RH et libère votre équipe des tâches répétitives.
Gestion fournisseurs et commandes
L'agent suit les commandes en cours, relance les fournisseurs en retard, compare les devis, et maintient une base fournisseurs à jour. Chaque interaction est tracée et archivée pour référence future.
Questions fréquentes — Agent IA administratif
Quels types de courriers l'agent peut-il traiter ?
L'agent trie et catégorise tous types de courriers : factures fournisseurs, relances, correspondances juridiques, documents RH, publicités. Il extrait les actions requises et les assigne à la bonne personne ou au bon processus.
L'agent peut-il accéder à mes emails professionnels ?
Oui, avec votre autorisation explicite. L'agent se connecte via les protocoles standards (IMAP, API Gmail/Outlook) et traite les emails entrants selon vos règles. Les données restent dans votre environnement, conformément au RGPD.
Comment l'agent gère-t-il la planification ?
L'agent synchronise vos agendas (Google Calendar, Outlook), propose des créneaux optimaux pour les réunions, envoie les invitations et rappels, et gère les conflits d'horaires. Il apprend vos préférences au fil du temps.
L'agent peut-il faire de la pré-comptabilité ?
L'agent rapproche les factures des bons de commande, vérifie les montants, classe les documents par catégorie comptable et prépare un export propre pour votre comptable. Il ne remplace pas un expert-comptable — il lui prépare le travail.
Mes données sont-elles sécurisées ?
Les données sont traitées sur des serveurs européens certifiés, conformes au RGPD. Aucune donnée n'est partagée avec des tiers. Vous gardez le contrôle total : droit d'accès, de modification et de suppression à tout moment.